El margen no se pierde en el balance: se pierde en la línea

En una distribuidora el margen casi nunca se pierde donde se mira. Se mira en el resumen del mes, y se pierde en una línea de presupuesto de un martes por la mañana, con el cliente al teléfono y el comercial calculando de cabeza.

Estos son los cinco sitios por los que se escapa. No son casos raros: son la operativa normal de cualquier empresa que venda producto de catálogo con presupuesto y entrega.

1. El descuento que se compone sin que nadie lo decida

El cliente tiene un descuento general pactado. La tarifa que se le aplica ya viene con su propio descuento. Y el comercial, para cerrar, añade un poco más en la línea.

Cada uno de los tres es razonable por separado. El problema es que nadie ha decidido nunca si se suman o si uno anula al otro, y por eso la respuesta cambia según quién haga el presupuesto. La misma referencia sale a dos precios distintos según quién la teclee, y ninguno de los dos está mal a ojos de quien lo hizo.

Si en tu empresa no se puede contestar en una frase a «¿el descuento del cliente se suma al de la tarifa?», ya tienes una fuga. No hace falta que la busques: existe.

2. El precio tecleado a mano «por esta vez»

El precio a mano no es el enemigo. Es información. El problema es que se escribe una vez y se queda ahí: no se convierte en un acuerdo, no queda constancia de por qué se hizo, y a la siguiente el comercial tiene que acordarse o volver a inventarlo.

Hay una señal que conviene mirar: cuando el mismo precio a mano se repite tres o cuatro veces con el mismo cliente, eso ya no es una excepción, es una tarifa. Sólo que no está escrita en ningún sitio, y el día que esa persona no esté, nadie la sabrá.

3. El coste con el que se compara ya no es el coste

Es el más silencioso de los cinco. El margen se calcula contra el coste que hay en la ficha del producto, y esa ficha lleva sin tocarse desde la última tarifa del fabricante. El proveedor ha subido, pero el sistema —o la hoja de cálculo— sigue comparando contra el precio de antes.

El resultado es un margen que parece correcto y no lo es. Y no se descubre vendiendo: se descubre cuando entra la factura del proveedor, semanas después, con la mercancía ya servida y facturada.

Dos preguntas rápidas para saber si te pasa:

• ¿Cuándo se actualizó por última vez el coste de tus veinte referencias más vendidas?
• Cuando entra una tarifa nueva del fabricante, ¿cuántos días tarda en estar dentro?

4. Lo que se sirve y no se cobra

Los portes de una entrega urgente. El corte a medida. La segunda entrega porque el cliente sólo quería la mitad ahora. El montaje que se hizo «de paso».

Ninguna de esas cosas está en el catálogo, así que ninguna llega sola al presupuesto. Se cobran cuando alguien se acuerda, y se pierden cuando no. Y como no son producto, no aparecen en el análisis de margen por familia: desaparecen del todo.

La solución no es informática, es de catálogo: si es un servicio que prestas, tiene que ser una referencia, con su precio y su coste, aunque el precio sea cero muchas veces. Lo que no está en el catálogo no se factura por accidente.

5. La devolución que nadie ata a la venta

Entra material devuelto. Se mete en el almacén y se avisa al cliente. Pero la venta ya estaba facturada, y ahora hay stock que vuelve, una factura que no se corresponde con lo entregado y un abono pendiente que se hará «cuando se pueda».

Mientras eso esté suelto, el margen de esa operación es ficción. Y las devoluciones no son excepcionales en este sector: son parte del trabajo.

Por qué siempre se ve tarde

Los cinco casos tienen algo en común: se pueden ver en el momento en que ocurren, y en cambio se miran una vez al mes, agregados, cuando ya no se puede hacer nada con ellos.

Un margen del mes es un diagnóstico. Un margen en la línea, mientras la escribes, es una decisión. Son cosas distintas, y la segunda es la única que cambia el resultado, porque es la única que ocurre cuando todavía se puede decir «así no».

Qué hacer esta semana, aunque no cambies de sistema

1. Decide la regla del descuento y escríbela. Una frase, en un sitio donde la vea todo el mundo. No importa tanto cuál elijas como que sea una sola.
2. Pon fecha a tus costes. Coge las veinte referencias que más vendes y comprueba contra la última tarifa del fabricante. Es media mañana.
3. Convierte en referencia lo que hoy es un favor. Portes, corte, montaje, entrega partida. Con su precio, aunque a veces lo regales.
4. Haz una lista de precios a mano repetidos. Los que aparezcan tres veces con el mismo cliente, conviértelos en pactados y ponles fecha de revisión.

Ninguno de los cuatro necesita comprar nada. Lo que sí necesitan es que alguien decida, y ése es exactamente el trabajo que ningún programa hace por ti.